Fördela åtgärder

Om du har åtgärder som behöver genomföras och du vill skicka dem till en annan användare i systemet (chefer/skyddsombud) alternativt personer externt så kan du använda funktionen delegerade åtgärder. Denna finns tillgänglig när du hanterar inkomna ärenden, jobbar med åtgärder i riskbedömningar, eller hanterar åtgärder i handlingsplaner efter checklistor och skyddsronder.

För att detta ska fungera måste du först ha definierat en åtgärd.

För att bjuda in en deltagare till åtgärden klickar du på ”Lägg till ny deltagare¹”.

Fyll i fälten med kontaktuppgifter till individen som ska hantera den delegerade åtgärden.

Fältet ”Utskick²” specificerar kontaktmetod. Om du väljer ”Användare” i rullistan får du tillgängliga chefer och skyddsombud i din organisation som du kan skicka åtgärden till. Väljer du ”e-post” får du själv fylla i personens tilltalsnamn och e-postadress.

I fältet ”förfallodatum³” specificerar du när åtgärden ska vara genomförd.

Vill du justera eller lägga till något i åtgärdsbeskrivningen kan du göra det i fältet ”Åtgärd”.

När du känner dig redo att skicka åtgärden till deltagaren klickar du på ”skicka åtgärder till deltagare⁴”. Du får en bekräftelse på att åtgärden har skickats genom att datumfältet fylls i.

När du har skickat åtgärden till en deltagare förändras status till ”Åtgärd tilldelad⁵”. I fältet ”Tagit del av åtgärden⁵” kan du se om deltagaren har öppnat mailet och tittat på åtgärden. Om du vill påminna deltagaren kan du enkelt skicka ett nytt mail med en påminnelse igenom att klicka på knappen ”Skicka påminnelse⁶”.

Mottagaren av åtgärden får ett mail från Arbetsmiljöverktyget med en länk om en tilldelad åtgärd. De klickar på länken i mailet och kommer till ett webbformulär kopplat till åtgärden. Här⁷ kan de fylla i vad de har gjort för att hantera åtgärden samt dokumentera förfarandet genom att ta bilder med en mobiltelefon eller surfplatta, alternativt ladda upp bilder från sin dator⁸.

När deltagaren har slutfört uppgiften får du som ansvarig ett mail av systemet som berättar att åtgärden är genomförd. Du kan se resultatet av genomförd åtgärd i Arbetsmiljöverktyget.