Roller, ansvar och befogenheter
Elena Lundberg Lundblad

Kan det vara så att en implementerad arbetsbeskrivning är ett sätt att tydliggöra din roll inom företaget?

En arbetsroll är även ett sätt att stärka företagskulturen och ett verktyg för att kunna orientera sig och för att skapa trygghet. Enligt undersökningar och forskning inom stress och psykosocial arbetsmiljö i Sverige framkommer ofta att medarbetare som saknar tydlig beskrivning av vad som ska göras och vad som ingår i ansvarsområdet för deras tjänst har oftare en känsla av stress och även en känsla att de inte räcker till. Enligt Arbetsmiljöverket är en oklar ansvarsfördelning en av de vanligaste orsakerna till arbetsmiljöproblem på arbetsplatser.

I intervjuer med mina kunder framgår ofta att avsaknad av rollbeskrivning skapar luckor och det blir svårare att planera och att sätta upp både företagsmål och personliga mål. Det blir även svårare för chefer att genomföra utvecklingssamtal och svårare att sätta lön enligt de punkter som framgår inom lagstiftningen. Ja, det är självklart att det ska finnas rollbeskrivningar, men hur blir det med kraven på flexibilitet på företaget?

En kund till oss inom tjänstesektorn berättar att i dagsläget är det svårt för dem att skriva en rollbeskrivning, då tjänster är gränslösa och man ska kunna ta olika roller på företaget. En säljare ska idag, utöver kännedom om sin produkt, även ska kunna hantera både sociala relationer och sociala medier, kunna utbilda, vårda kunder, vara kommunikatör och administratör, hoppa in och packa, skapa följesedlar osv. En chef ska både vara representant för kunder och för medarbetarna, men även för myndigheter, leverantörer, fackliga organisationer, kommunen och övriga intressenter.

Dessa dilemman är inga undantag, så är därför vill vi i denna artikel ge några tips/ideer på hur ni kan skapa en tydlig rollbeskrivning utan att töja på er flexibilitet.

Rollbeskrivningar, tjänstebeskrivningar, arbetsroller, arbetsbeskrivningar är synonymer och ofta kallas dessa för ansvarsfördelning i ett juridisk sammanhang. Tänk på att själva textformuleringen är nyckeln till flexibiliteten. Innehållet, dvs. vilka punkter rollbeskrivningen ska omfatta är också fritt fram att utforma. Det finns inget direkt uttalat om hur en arbetsbeskrivning skall se ut, dock finns lite regler i Arbetmiljölagen (samlade från tidigare förordning) om t.ex. mål, befogenheter, kompetenskrav osv.  Ta gärna med dessa punkter i arbetsbeskrivningarna, så får ni riktigt bra hjälp inför rekryteringar, utvecklingsamtal, lönesättning, eventuella omplaceringar eller uppsägningar osv.

Det som vi på IAMIN tycker är viktigt att ta med är: befattning, kompetenskrav, ställning i organisationen, dvs. avdelning, närmaste chef och ersättare; huvudsakliga arbetsuppgifter inkl. mål och befogenheter, samt övriga roller, t.ex. skyddsombudsroll eller facklig representation. De sistnämnda kräver ofta tid och därför behöver tas med i arbetsbeskrivningen, bl.a. för rättvis planering. Se bifogat exempel för ev. inspiration.

Det är också viktigt att reflektera över att ganska ofta läggs ansvaret från chefer och VD till mellanchefer, gruppledare osv. Enlig lag så får man delegera arbetsuppgifter, dock inte själva ansvaret. I dessa fall bör VD/chef följa upp delegerade punkter personligen och vara involverad i beslutsfattandet.

Exempel på arbetsbeskrivningar:

Ex. nr. 1. Projektledare

Ex. nr. 2. VD

Kom ihåg företagets logga och dokumentdatering, samt underskrifter från både befattningshavare och ansvarig chef.

 

Elena Lundberg / IAMIN AB