Att hitta lösningar på digitala arbetsmiljöproblem
Jonas Söderström

Om man gjort en digital arbetsmiljörond, och hittat ett antal problem – hur kan man angripa dem då? Vad finns det för tänkbara lösningar?Det tar jag upp i en ny liten utbildningsfilm, del 5 i serien.

Hur eventuella problem kan lösas kommer naturligtvis att vara väldigt olika från arbetsplats till arbetsplats. Men här är en liten guide kring hur man kan undersöka och diskutera vilka sorters lösningar som är möjliga. Det är en trappa med exempel på åtgärder på fem nivåer.

1. Byta ut hela klabbet
Ibland är den rätta lösningen att helt byta ut det system man har. Om det handlar om ett stort verksamhetssystem kan det kan vara den mest omfattande och dramatiska lösningen – men ibland nödvändiga, som till exempel fall som polisens Pust eller Region Skånes journalsystem.
Men det kan också vara enkelt, om det är ett mindre, enskilt system. Då kanske det till och med finns mer eller mindre gratisalterntiv på nätet som gör ett bättre jobb än en gammal proprietär lösning.

2. Anpassa systemet
Om man inte kan byta ut en tjänst kan man undersöka hur det går att anpassa den. Ofta kan detaljer i gränssnitt eller interaktion ändras, även i så kallade standardsystem. Det kräver hjälp av interaktionsdesigners och specialister på user experience (UX).

3. Tekniska förbättringar ”under huven”
Ibland kan problemen vara sådana att det räcker med tekniska förbättringar för att systemen ska fungera tillfredsställande. Man kan behöva uppgradera nätverket, köpa fler licenser eller installera fler servrar. Det är givetvis en kostnad, men ändå som regel en åtgärd som inte är svår eller komplex att genomföra.

4. Förändra verksamheten – arbetsuppgifterna eller organisationen
Om ett system orsakar problem, och det inte går att byta eller förbättra det, måste man överväga att ändra verksamheten. Det kan handla om att ge betydligt mer tid eller resurser för en arbetsuppgift. Eller till och med att man faktiskt avvecklar vissa arbetsuppgifter eller finner något annat sätt att lösa dem, som när Landskrona slopade tidstyrningsdelen i hemtjänstens system TES eller konsultföretaget Crisp tog bort tidrapporterna.

5. Bättre utbildning, införande och stöd
Om det inte går att göra någor annat får man ta till individuella åtgärder: bättre utbildning eller stöd. Det är minst effektiva lösningen – man måste ju göra om det så fort någon medarbetare slutar och en ny kommer in. Men sådana åtgärder har naturligtvis också sin plats.
Typiskt nog är det här som tech-industrins propagandister lägger tonvikten: att öka ”de anställdas kompetens”. Men som regel har medarbetare fullt tillräcklig, och bättre, kompetens än de system som de måste arbeta med.